La quittance de loyer est le document par lequel le bailleur reconnaît avoir reçu de son locataire le paiement intégral du loyer et des charges pour une période déterminée. Elle vaut « acquit » : elle prouve que la dette de loyer est éteinte pour cette période.

Sa délivrance repose sur l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Le bailleur est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Aucun frais ne peut être facturé pour son établissement ni pour son envoi : toute clause du bail qui prévoirait des frais de quittance est réputée non écrite.

La quittance distingue toujours, sur une même période, la part de loyer hors charges et la part de charges récupérables. Cette ventilation n'est pas un détail : elle permet au locataire de vérifier ce qui lui est réclamé et conditionne, plus tard, la bonne régularisation des charges.

La quittance protège les deux parties. Pour le locataire, c'est la preuve qu'il est à jour de ses obligations : un justificatif souvent réclamé pour une demande de logement, un dossier de garant, une aide au logement ou, plus simplement, pour faire valoir ses droits en cas de litige. Pour le bailleur, c'est la trace ordonnée des encaissements, précieuse pour la comptabilité locative et la déclaration des revenus fonciers.

Les parties concernées

La quittance se rapporte à une période précise — le plus souvent un mois civil — et n'a de sens qu'une fois le paiement effectivement reçu. Le moment et la situation déterminent le bon document à émettre.

• Le loyer du mois est intégralement réglé : vous établissez une quittance pour la période concernée, qui vaut acquit.
• Le locataire n'a versé qu'une partie de la somme due : vous établissez un reçu partiel, en mentionnant le solde restant dû.
• Le locataire demande l'historique de ses paiements : vous lui remettez les quittances des périodes concernées, gratuitement.
• Le solde du loyer partiel est finalement réglé : vous pouvez alors remplacer le reçu par une quittance définitive pour la période.

Aucun formalisme rigide n'est imposé par la loi, mais une quittance utile et incontestable comporte un socle de mentions. Leur absence n'invalide pas le document, mais elle en affaiblit la valeur probante en cas de litige.

La ventilation des sommes n'est pas cosmétique : elle conditionne la lisibilité de la quittance et la régularité de ce que vous réclamez au locataire.

Le loyer hors charges

C'est le prix de la location à proprement parler, fixé par le bail. Il évolue le cas échéant selon la clause de révision annuelle indexée sur l'indice de référence des loyers (IRL). La quittance reprend le montant effectivement applicable pour la période réglée.

Les charges récupérables

Seules certaines dépenses peuvent être refacturées au locataire : ce sont les charges récupérables, dont la liste est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 (eau, ordures ménagères, entretien des parties communes, ascenseur, etc.). Elles sont en général appelées sous forme de provisions mensuelles, puis régularisées une fois par an sur la base des dépenses réelles. La quittance gagne à préciser les postes de charges, car le locataire est en droit de vérifier leur nature et leur justification.

Le complément de loyer

Dans les zones soumises à l'encadrement des loyers, le bail peut prévoir un complément de loyer au-delà du loyer de référence majoré, justifié par des caractéristiques de confort ou de localisation exceptionnelles. Lorsqu'il existe, il figure distinctement sur la quittance. Hors de ce cadre, il n'a pas lieu d'apparaître et pourrait être contesté.

Notre assistant vous guide question après question pour produire une quittance complète et conforme. Voici les informations à préparer :

1. 1Renseignez les parties : bailleur (vous, ou votre SCI avec son représentant) et locataire (ou colocataires solidaires).
2. 2Décrivez le logement : adresse, type, surface, et éventuellement la référence et la date du bail.
3. 3Indiquez la période couverte (début et fin) et, si vous le souhaitez, un numéro de quittance pour votre suivi comptable.
4. 4Détaillez le loyer hors charges, les charges récupérables (avec leur détail) et, le cas échéant, le complément de loyer.
5. 5Saisissez le montant effectivement reçu, la date et le mode de paiement (avec le numéro du chèque ou le libellé du virement).
6. 6Choisissez la nature du document : quittance pour un paiement intégral, ou reçu partiel avec le solde restant dû.
7. 7Précisez si l'envoi sera dématérialisé (avec l'accord écrit du locataire), puis le lieu d'établissement et vos éventuelles observations.

La quittance peut être remise sur papier ou transmise par voie électronique. La forme numérique est expressément autorisée, mais elle est strictement encadrée pour protéger le locataire.

Depuis la loi ELAN n° 2018-1021 du 23 novembre 2018, qui a modifié l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989, l'envoi dématérialisé de la quittance (par exemple un PDF par courriel) suppose l'accord exprès et préalable du locataire. Ce consentement n'est jamais présumé et le locataire peut le retirer à tout moment : il revient alors à un envoi papier gratuit.

C'est la distinction la plus importante, et celle qui est le plus souvent confondue. Le bon document dépend de ce que le locataire a réellement versé.

La quittance produit un effet libératoire pour la période et le montant qu'elle vise. Elle constitue, au regard des articles 1342 et suivants du Code civil, la preuve que le locataire a satisfait à son obligation de paiement et qu'il en est libéré pour cette période.

Sa portée reste toutefois circonscrite : une quittance ne libère le locataire que pour la période expressément mentionnée. La remise d'une quittance pour un mois donné ne préjuge pas du paiement des mois précédents, qui doivent être justifiés par leurs propres quittances. C'est pourquoi une numérotation séquentielle et un archivage ordonné sont précieux.

Pensez enfin à conserver vos quittances : côté bailleur, elles documentent vos revenus fonciers ; côté locataire, elles peuvent être réclamées plusieurs années après, notamment en cas de litige ou pour constituer un dossier. Un archivage soigné, sur la durée, sécurise les deux parties.