L'état des lieux est un document qui décrit, pièce par pièce, l'état exact d'un logement loué au moment où le locataire en prend possession (état des lieux d'entrée) puis au moment où il le restitue (état des lieux de sortie). Il est imposé par l'article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.

Sa fonction est de figer une référence commune. En comparant le constat d'entrée et celui de sortie, bailleur et locataire savent précisément ce qui relève de l'usage normal du logement, ce qui constitue une dégradation imputable au locataire, et ce qui relève de la vétusté. C'est cette comparaison qui justifie, ou non, une retenue sur le dépôt de garantie.

L'état des lieux doit répondre à trois exigences : il est écrit, contradictoire (établi en présence des deux parties ou de leurs mandataires) et signé par chacune. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 en fixe le contenu minimal et le format. Un constat verbal, non daté ou non signé n'a aucune valeur probante.

L'état des lieux protège les deux parties à la location. Pour le bailleur, il documente l'état dans lequel le logement a été remis, condition pour réclamer la réparation d'éventuelles dégradations à la sortie. Pour le locataire, il prouve qu'il a reçu un logement dans un certain état et le met à l'abri d'une retenue injustifiée sur son dépôt de garantie.

Les parties au constat

Oui. La loi du 6 juillet 1989 impose qu'un état des lieux soit établi de façon contradictoire et amiable lors de la remise des clés au locataire, puis lors de leur restitution. Il est joint au contrat de location pour l'entrée, et conservé par chaque partie pour la sortie.

L'enjeu de son absence est considérable. À défaut d'état des lieux d'entrée, l'article 1731 du Code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives. Concrètement, cette présomption se retourne contre le bailleur : faute de référence, il ne pourra pas démontrer qu'une dégradation constatée à la sortie n'existait pas à l'entrée.

Si l'une des parties refuse de participer ou de signer, l'état des lieux peut être établi par un commissaire de justice, à l'initiative de la partie la plus diligente. Ses frais sont alors partagés par moitié entre bailleur et locataire et plafonnés réglementairement.

Le calendrier de l'état des lieux est précis. Le constat d'entrée se fait le jour de la remise des clés, avant que le locataire n'emménage : un logement déjà encombré de cartons rend toute description fiable impossible. Le constat de sortie se fait le jour de la restitution des clés, idéalement une fois le logement vidé et nettoyé.

• État des lieux d'entrée : le jour de la prise de possession, logement vide, avant tout emménagement.
• État des lieux de sortie : le jour de la restitution des clés, logement libéré et nettoyé.
• Préférez la journée, à la lumière naturelle, pour repérer les défauts. Un constat fait dans la pénombre est source de contestation.

Les délais de contestation

Après l'état des lieux d'entrée, le locataire dispose d'au moins 10 jours pour demander la rectification d'un oubli ou l'ajout d'un complément. Ce délai légal ne peut pas être raccourci : une clause prévoyant un délai inférieur serait réputée non écrite. Vous pouvez l'allonger pour rassurer, jamais le réduire.

Notre assistant vous guide question après question pour produire un constat complet et conforme au décret 2016-382. Voici les informations à préparer et l'ordre logique à suivre :

1. 1Identifiez les parties : bailleur et locataire, et le cas échéant le mandataire (agence ou commissaire de justice) qui dresse le constat.
2. 2Décrivez le logement : adresse, type (appartement, maison, studio), surface, et rattachez-le au bail par sa date ou sa référence.
3. 3Choisissez le type de constat : entrée ou sortie. Pour une sortie, reportez la date d'entrée pour permettre la comparaison.
4. 4Parcourez chaque pièce et notez l'état de ses 7 facettes : sols, murs, plafonds, fenêtres, électricité, plomberie, équipements et mobilier.
5. 5Détaillez chaque défaut dans les observations, de façon précise et localisée (nature, dimension, emplacement).
6. 6Relevez tous les compteurs présents : eau froide, eau chaude, gaz, électricité (heures pleines et creuses), avec les fournisseurs.
7. 7Inventoriez les clés et accès remis : logement, immeuble, badges, télécommandes, boîte aux lettres, cave, parking.
8. 8Indiquez les documents et notices remis, vos observations générales, le délai de contestation, le lieu, puis signez contradictoirement.

Pensez à accompagner le constat de photographies datées, en particulier pour les défauts. Si la prise de vue est annexée et acceptée par les deux parties, elle renforce considérablement la valeur probante du document.

Le décret n° 2016-382 fixe un contenu minimal commun aux états des lieux d'entrée et de sortie. Le constat ci-dessous reprend ces rubriques et les enrichit pour limiter toute zone d'ombre.

Un état des lieux n'a de valeur que par sa précision. Quelques réflexes au moment du constat évitent l'essentiel des litiges sur le dépôt de garantie.

Décrire, ne pas se contenter d'une mention « bon état »

Une rubrique cochée « bon état » sans observation ne dit rien d'utile. Pour chaque défaut, notez sa nature, son emplacement et, si possible, sa dimension : « tache sombre de 5 cm sur le parquet à l'angle nord-est », « joint de baignoire à reprendre », « volet roulant bloqué en position basse ». Cette précision est ce qui protège, le jour de la sortie, aussi bien le bailleur que le locataire.

Distinguer dégradation et vétusté

Le locataire répond des dégradations qu'il cause, mais pas de l'usure normale liée au temps et à un usage conforme. Un revêtement défraîchi après plusieurs années d'occupation relève de la vétusté, pas d'une faute. À la sortie, toute retenue sur le dépôt de garantie doit tenir compte de cette vétusté et être justifiée par un devis ou une facture.

Plusieurs documents accompagnent une location et se complètent sans se confondre. Voici comment situer l'état des lieux par rapport à eux.

Une fois signé, l'état des lieux d'entrée devient la référence du logement pour toute la durée de la location. Il sert de pivot au moment du départ : c'est en le comparant à l'état des lieux de sortie que se décide le sort du dépôt de garantie.

La restitution du dépôt de garantie

Lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, le dépôt de garantie est restitué dans un délai d'un mois après la remise des clés. Si la comparaison révèle des dégradations imputables au locataire, le délai est porté à deux mois et toute retenue doit être justifiée (devis, facture), en tenant compte de la vétusté.

En cas de désaccord

Si les parties ne s'entendent pas sur le constat de sortie ou sur les retenues, la conciliation est privilégiée : commission départementale de conciliation, puis, en dernier recours, le juge des contentieux de la protection. Un état des lieux précis et signé reste, dans tous les cas, la meilleure pièce du dossier.